...se tuntuu olevan useita kertoja viikossa, tai vähintäänkin kerran viikossa (kokouksen omaisesti) omassa työyhteisössäni. Varmasti erittäin hyödyllinen tapa vetää naruja yhteen ja tarkistaa missä ollaan menossa. Vaan miksi kuitenkin usein se on pakkopullaa joka on vain kestettävä?

Wikipedia kertoo palaverista seuraavaa: Palaveri on yleisnimitys erilaisille ryhmäviestintätilanteille. Olennaista on, että asioita valmistellaan ja päätetään yhdessä. Siksi ryhmäviestintätilanteen hallinta on palavereissa olennaista. Palavereissa tarvitaan ryhmätyötaitoja, jotta päästäisiin yhteisiin ja harkittuihin päätöksiin ja palaveriaika käytettäisiin tehokkaasti. Myönteinen ilmapiiri on lähtökohta.

Meillä nämä ryhmäviestinnät menevät niin, että eteen lykätään pari paperia täynnä tekstiä, jonka jälkeen se luetaan vielä yhteisesti ääneen. Jokainen saa kertoa työhönsä liittyviä kuulumisia sekä lopuksi vielä yleinen lätinä-kierros. Toisin sanoen 75% kaikesta käsitellystä on jotain jonka voi kukin itse lukea paperista, tai jotain mikä ei mitenkään liity omaan työhön. Tuo hieno palaverin määrittely ei jostain syystä tunnu toteutuvan, ei ainakaan tehokkuuden näkökulmasta. Myönteinen ilmapiirikin on usein hakusessa (tai sitten mennään toiseen ääripäähän ja nauretaan jollekin yhdentekevälle asialla puolet ajasta).

Olen huomannut, että monet ovat kehitelleet omia tapojaan selvitä näistä ryhmätilanteista. Aika menee kenties nopeammin ja kivuttomammin jollain itselle luontevalla toimintamekanismilla.

Yksi ryhmä keskittyy vaihtamaan henkilökohtaisia kuulumisia keskenään palaverin ajan. Tietenkin mahdollisimman hiljaa ja huomaamattomasti, mutta valitettavan usein hiukan häiritsevästi. Tärkeän asian esille tullessa he ovat eksyksissä ja asiaa kommentoidaankin silloin asian vierestä.

Toinen ryhmä uppoutuu kalenteriinsa, tehden merkintöjä seuraaville viidelle kuukaudelle. Myös kännykkä saattaa tällöin olla yhtenä keskeisenä työvälineenä. Tärkeitä päivämääriä sovittaessa tämä henkilö tarkistaa päivämäärää ja kellonaikaa useampaan otteeseen, päätyen silti merkitsemään ajankohdan kalenteriinsa väärin.

Kolmas ryhmä keskittyy taiteilemaan kokousmuistioon tai palaverimateriaaliin kauniita somistuksia ja piirroksia. Nämä piirtelijät saattavat kuitenkin tietää yllättävän hyvin missä ollaan menossa.

On tietysti myös se ihmisryhmä joka on aktiivisesti mukana kaikessa mitä käsitellään. Heillä on mielipide asiaan kuin asiaan ja se on saatava tuoda julki, olkoon vaikka niin että kyseistä asiaa ei olla edes käsittelemässä. Pieni variaatio tästä on ihmisryhmä, joka päätyy asiaan kommentoidessaan kertomaan jännittävää kaskua tai tapahtumaa omasta yksityiselämästään.

Ehkä mielenkiintoisin palaveri-ihminen on se, joka kykenee istumaan koko kaksituntisen palaverin ajan selkä suorana, eteenpäin katsoen ja täysin puhumatta. Liekö tässä kyse jostain ruumiista irtautumisesta?

Ja toki on olemassa monenlaista yhdistelmää näistä kaikista.. ehkäpä joku osallistujatyyppi jäi mainitsemattakin?

Itse olen kokenut hyväksi eräänlaisen on/off-tyylin. Käyn käsiteltävät asiat paperista läpi katsoen onko mitään minulle merkittävää asiaa. Sen jälkeen keskityn piirtämiseen/kalenteriin/yleiseen jumitukseen. Aika ei kiidä siivillä, mutta selviydyn.